Brauche ich ein Projektmanagement-System?

Gerade in Zeiten voller Auftragsbücher ist es an der Zeit in all dem Trubel etwas Luft zu schaffen, um die Weichen für die Zukunft zu stellen. Schnell sind die Projekte für die nächste Zeit definiert: Investitionen in eine neue Maschine, Personalentwicklung, Werbeoffensiven, Renovation oder Sanierung der Produktions- und Lagerstätten und das Engagement in einem neuen Geschäftsbereich sind neben dem Tagesgeschäft oft Grund für schlaflose Nächte. Um nicht den Überblick zu verlieren, lohnt es sich den Projektverlauf mit Hilfe eines oder mehreren Projektmanagement-Tools zu erfassen und zu kontrollieren.

MS Office als Projektmanagement-Tool

Bevor man nun den Schritt zu einem kostenintensiven Programm tätigt, bietet es sich an, Excel zu bemühen. Ohne große Einlernphase lassen sich die Eckpunkte eines Projekts in einer übersichtlichen Liste festhalten, Verantwortlichkeiten mit Auswahlfeldern definieren und dank Firmennetzwerk für alle Beteiligten einsehbar machen.

Gerade Gantt-Diagramme, welche den zeitlichen Verlauf von Teilschritten eines Projekts definieren, erfreuen sich großer Beliebtheit. Doch wird an diesem Beispiel auch der große Schwachpunkt ersichtlich: Erinnerungen bei Fristen sind mit Excel nicht ohne weiteres möglich, sodass jeder Beteiligte regelmäßig auf die Liste zugreifen muss, um den Projektverlauf nicht aufzuhalten.

Abhilfe bietet Outlook mit seiner Aufgaben-Funktion. Hier lassen sich Aufgaben mit festen Fristen, Notizen und Erinnerungen an andere Outlook-Kontakte vergeben. Diese Aufgaben kann man sich folglich in einem Kalender anzeigen lassen und in E-Mail-Konversationen einbinden. Lediglich eine zentrale Übersicht fehlt in diesem System.

Spezielle Software-Lösungen für Projektmanagement

Dank des World Wide Web stehen jedoch auch weitere Lösungen bereit, welche unterschiedliche Ansätze verfolgen. Neben einer besonders übersichtlichen Struktur und einer intuitiven Bedienbarkeit bieten diese – meist auch in einer kostenfreien Variante verfügbaren – Programme nicht nur eine Erinnerungsfunktion via E-Mail oder Kalenderanbindung, sie erlauben auch die Verwaltung von Anhängen und Dateien.

Auf diese Weise stehen alle benötigten Dokumente, Grafiken und Auswertungen stets den jeweils Beteiligten zur Verfügung.

Auch Chat-Funktionen oder Notizen sind in Tools wie Asana, Slack oder Evernote integriert, sodass Ihr Team über Apps für Smartphones oder Tablets auf Geschäftsreise, im Home-Office oder an einem anderen Unternehmensstandort kommunizieren und arbeiten kann.

Auch neuartige Konzepte, wie das von Trello, erlauben eine schnelle und besonders übersichtliche Form, um To-Do-Listen, TeilprojektphaBrasen und Dateien zu organisieren und Teams bereitzustellen. Individuelle Registerkarten, welche nach Belieben mit Anhängen, Lesezeichen und Kommentaren oder Terminen gefüllt werden, werden von einer Bearbeitungsphase per Drag & Drop in die nächste geschoben. Sogenannte Plugins von Drittanbietern erlauben zudem eine einfache Integration in Kalender, Cloud-Systeme, Grafik- oder Textverarbeitungsprogramme und sonstige Apps.

Nachteile von kostenfreien Projektmanagementsystemen

Das kostenfreie Angebot der bewährten Programme bietet oft nur einen eingeschränkten Funktionsumfang. Jedoch zahlt man bei dem einen Programm eine monatliche Gebühr für die Nutzung einer Smartphone-App, während bei anderen wichtige Auswertungen fehlen und beim dritten Programm nur die alleinige Nutzung kostenfrei ist – bei mehreren Nutzern schlägt dann eine zusätzliche Lizenzgebühr zu Buche.

Auch ist es wichtig – wie bei allen Projekten – klare Verantwortlichkeiten für die Kontrolle und Pflege der Systeme zu definieren. Denn: jedes Programm ist nur so gut wie der Anwender, der es bedient. Werden Absprachen auf dem Büroflur getroffen und nicht in der Projekt-Software festgehalten, wird das Programm untergraben und der Projektverlauf wird nicht korrekt dargestellt.

Bevor Sie also ein neues Programm einführen, sollten Sie sich genau über den Funktionsumfang und die Skalierbarkeit des Systems bewusst werden. Vergleichen Sie die Kosten und überprüfen Sie die Auswertbarkeit und Bedienerfreundlichkeit. Schwer verständliche Programme mit komplizierten Abläufen verhindern, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter dauerhaft das Engagement mitbringen, sich mit der neuen Software auseinanderzusetzen.