Bei Katalogproduktionen oder der Konzeption von Werbemaßnahmen, welche stark produkt- und dienstleistungsbezogen sind, kommen wir häufig an den Punkt, an dem dank eines eindeutigen Corporate Designs der Entwurf für das Druckerzeugnis steht. Bei der letzten Revision fällt nun auf, dass ein falscher Text verwendet wurde, Produktbilder nicht aktuell sind oder uneinheitliche Bezeichnungen für ein und dieselben Artikel verwendet werden.

Tradierte Arbeitsweisen und unterschiedliche IT-Systeme

Die Folge liegt auf der Hand: die
Texte werden zwischen Tür und Angel überarbeitet, Bilder bleiben die Falschen,
der Druck verzögert sich oder das Projekt endet abrupt ohne Ergebnis. In jedem
Fall wird der Kunde nicht zufrieden mit dem Druckerzeugnis sein.

Die Gründe, welche zu diesem
Durcheinander führen, sind vielfältig. Meist liegt es an einem
Mitarbeiterwechsel oder an internen Prozessen, die für diese Aufgaben nicht
klar definiert wurden. Aber auch Zeitmangel durch das Tagesgeschäft oder durch
andere Projekte lassen einen durchaus mal etwas durch die Hände rutschen.

Hinzu kommt, dass solche
Produkttexte, Bilder, Spezifikationen, Logistikdaten, Preislisten und
Zertifizierungen in verschiedenen Programmen oder Ordnern abgelegt sind.
Gewisse Daten sind in der Materialwirtschaft aktueller als andere, manche muss
man in technischen Zeichnungen und CAD-Programmen suchen und wiederum andere
sind lediglich in einem alten Katalog befindlich.

Die Lösung für all diese Probleme
kann eine zentrale Datenerfassung und -pflege sein. Für simple Anwendungen
reicht sicherlich die Materialwirtschaft oder eine MS-Access Datenbank aus.
Diese sind jedoch meist nicht auf die Benutzerfreundlichkeit und
Übersichtlichkeit solcher werbe- und verkaufsrelevanten Informationen
optimiert.

PIM-Systeme als Lösungsansatz

Konzipiert und spezialisiert auf die
neutrale und aktuelle Datenverwaltung sind sogenannte PIM-Systeme. Diese
Product Information Management-Systeme bieten einen Überblick über die
verschiedensten Datenformen, die Ihr Unternehmen zu bieten hat und stellt diese
für verschiedene Anwendungen bereit.

Die meisten Anbieter solcher Programme
verfolgen das OOP-Konzept (Object Oriented Programming) bei der Strukturierung
der Daten. In einer gewissen hierarchischen Anordnung Ihrer Produkte,
Komponenten und Produktklassen lassen sich Informationen, welche von vielen
Produkte geteilt werden, so pflegen, dass sie nur einmalig geändert werden
müssen, damit alle betroffenen Artikel aktualisiert werden.

Auch bieten diese Programme oft
Funktionen an, um Medien wie Dokumente, Bilder und Videos zentral abzuspeichern
und für verschiedene Anwendungen im korrekten Format auszuspielen. Diese Medien
werden über einfache Links mit dem jeweiligen Produkt oder Artikel verbunden,
um auch hier eine dynamische Zuordnung zu ermöglichen. Wird ein Bild gelöscht
oder erneuert, müssen nicht alle Artikel- und Printvorlagen überarbeitet
werden. Das PIM-System als zentrale Datenverwaltung stellt hierbei die jeweils
benötigten Daten für Ihre Materialwirtschaft, ERP, Preislisten und Ihr CRM- und
CMS-System bereit und bietet zudem noch eine Auswertbarkeit für das Qualitätsmanagement
sowie die Möglichkeit der Vereinfachung der Massenbearbeitung in
Tabellenprogrammen.

Daten sind der Schlüssel für neue Herausforderungen

Die Einführung eines
PIM-Systems ist ein langwieriger Prozess, welcher viele internen Prozesse
hinterfragt und einer ständigen Neuevaluierung ihrer Anforderungen bedarf.
Jedoch lohnt es sich, Stolpersteine zu überwinden, denn nicht nur die Ansprüche
im Print- und Online-Bereich steigen stetig. Längst gibt es standardisierte
Daten-Normen, an welche Sie als Zulieferer gebunden werden. Auch im Bereich der
Compliance mit unterschiedlichen Kennzeichnungs- und Hinweispflichten behalten
Sie dank eines gepflegten PIM-Systems stets den Überblick über den Stand Ihrer
Produkte.

Es lohnt sich daher,
bei der Entwicklung einer geeigneten Datenstruktur oder bei der allgemeinen
Einführung mit einem erfahrenen Partner zu arbeiten, welcher Ihr Portfolio und
Ihre Ansprüche in ein nachhaltiges und zukunftsorientiertes Konzept fasst.