Daten-Chaos in der IT

Bei Katalogproduktionen oder der Konzeption von Werbemaßnahmen, welche stark produkt- und dienstleistungsbezogen sind, kommen wir häufig an den Punkt, an dem dank eines eindeutigen Corporate Designs der Entwurf für das Druckerzeugnis steht. Bei der letzten Revision fällt nun auf, dass ein falscher Text verwendet wurde, Produktbilder nicht aktuell sind oder uneinheitliche Bezeichnungen für ein und dieselben Artikel verwendet werden.

Tradierte Arbeitsweisen und unterschiedliche IT-Systeme

Die Folge liegt auf der Hand: die Texte werden zwischen Tür und Angel überarbeitet, Bilder bleiben die Falschen, der Druck verzögert sich oder das Projekt endet abrupt ohne Ergebnis. In jedem Fall wird der Kunde nicht zufrieden mit dem Druckerzeugnis sein.

Die Gründe, welche zu diesem Durcheinander führen, sind vielfältig. Meist liegt es an einem Mitarbeiterwechsel oder an internen Prozessen, die für diese Aufgaben nicht klar definiert wurden. Aber auch Zeitmangel durch das Tagesgeschäft oder durch andere Projekte lassen einen durchaus mal etwas durch die Hände rutschen.

Hinzu kommt, dass solche Produkttexte, Bilder, Spezifikationen, Logistikdaten, Preislisten und Zertifizierungen in verschiedenen Programmen oder Ordnern abgelegt sind. Gewisse Daten sind in der Materialwirtschaft aktueller als andere, manche muss man in technischen Zeichnungen und CAD-Programmen suchen und wiederum andere sind lediglich in einem alten Katalog befindlich.

Die Lösung für all diese Probleme kann eine zentrale Datenerfassung und -pflege sein. Für simple Anwendungen reicht sicherlich die Materialwirtschaft oder eine MS-Access Datenbank aus. Diese sind jedoch meist nicht auf die Benutzerfreundlichkeit und Übersichtlichkeit solcher werbe- und verkaufsrelevanten Informationen optimiert.

PIM-Systeme als Lösungsansatz

Konzipiert und spezialisiert auf die neutrale und aktuelle Datenverwaltung sind sogenannte PIM-Systeme. Diese Product Information Management-Systeme bieten einen Überblick über die verschiedensten Datenformen, die Ihr Unternehmen zu bieten hat und stellt diese für verschiedene Anwendungen bereit.

Die meisten Anbieter solcher Programme verfolgen das OOP-Konzept (Object Oriented Programming) bei der Strukturierung der Daten. In einer gewissen hierarchischen Anordnung Ihrer Produkte, Komponenten und Produktklassen lassen sich Informationen, welche von vielen Produkte geteilt werden, so pflegen, dass sie nur einmalig geändert werden müssen, damit alle betroffenen Artikel aktualisiert werden.

Auch bieten diese Programme oft Funktionen an, um Medien wie Dokumente, Bilder und Videos zentral abzuspeichern und für verschiedene Anwendungen im korrekten Format auszuspielen. Diese Medien werden über einfache Links mit dem jeweiligen Produkt oder Artikel verbunden, um auch hier eine dynamische Zuordnung zu ermöglichen. Wird ein Bild gelöscht oder erneuert, müssen nicht alle Artikel- und Printvorlagen überarbeitet werden. Das PIM-System als zentrale Datenverwaltung stellt hierbei die jeweils benötigten Daten für Ihre Materialwirtschaft, ERP, Preislisten und Ihr CRM- und CMS-System bereit und bietet zudem noch eine Auswertbarkeit für das Qualitätsmanagement sowie die Möglichkeit der Vereinfachung der Massenbearbeitung in Tabellenprogrammen.

Daten sind der Schlüssel für neue Herausforderungen

Die Einführung eines PIM-Systems ist ein langwieriger Prozess, welcher viele internen Prozesse hinterfragt und einer ständigen Neuevaluierung ihrer Anforderungen bedarf. Jedoch lohnt es sich, Stolpersteine zu überwinden, denn nicht nur die Ansprüche im Print- und Online-Bereich steigen stetig. Längst gibt es standardisierte Daten-Normen, an welche Sie als Zulieferer gebunden werden. Auch im Bereich der Compliance mit unterschiedlichen Kennzeichnungs- und Hinweispflichten behalten Sie dank eines gepflegten PIM-Systems stets den Überblick über den Stand Ihrer Produkte.

Es lohnt sich daher, bei der Entwicklung einer geeigneten Datenstruktur oder bei der allgemeinen Einführung mit einem erfahrenen Partner zu arbeiten, welcher Ihr Portfolio und Ihre Ansprüche in ein nachhaltiges und zukunftsorientiertes Konzept fasst.